Praca zdalna po nowemu – jakie obowiązki czekają pracodawców od kwietnia?

Praca zdalna, w kształcie w jaką ją znamy od blisko trzech lat, została wprowadzona w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Nowy sposób wykonywania pracy w postaci zdalnej wywołał szereg pytań dotyczących jej organizacji ponieważ regulacje dot. pracy zdalnej nie były doprecyzowane pozwoliło to na swobodne określenie jej warunków przez pracodawcę.

Nowe przepisy odpowiadają m.in. na pytania:

· czym jest praca zdalna?

· w jakich przypadkach może dojść do wykonywania pracy w sposób zdalny?

· jak wprowadzić pracę zdalną w zakładzie pracy?

· jakie zasady obowiązują pracownika i pracodawcę?

Wg nowych przepisów pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W definicji zostało wyodrębnione miejsce świadczenia pracy zdalnej, które każdorazowo powinno być uzgodnione z pracodawcą. Tak określone miejsce pracy odróżnia pracę zdalną od pracy wykonywanej w sposób tradycyjny.

Praca zdalna będzie wymagała wspólnych uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, czyli stronami stosunku pracy. Strony umawiają się na sposób wykonywania pracy zdalnej. Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie w pełnym wymiarze w sposób zdalny ale także i hybrydowo, na przykład 3 dni pracy stacjonarnej 2 dni pracy zdalnej.

Tak. Pracodawca będzie miał prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej jeżeli wystąpią tego obiektywne przyczyny. Przed skierowaniem do pracownika polecenia wykonywania pracy w formie zdalnej pracodawca będzie zobowiązany uzyskać oświadczenie, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w formie zdalnej. Takie oświadczenie pracownik może zmienić, kiedy zmienią się jego warunki lokalowe lub techniczne, co uniemożliwi mu wykonywanie pracy w formie zdalnej.

Pracodawcy ma prawo do cofnięcia pracy zdalnej w sytuacji, gdy uzna on, że ustała przyczyna dla której wydano wcześniej takie polecenie. W przypadku cofnięcia polecenia pracy zdalnej pracownik będzie zobowiązany powrócić do pracy wykonywanej na dotychczasowych zasadach. Innym przypadkiem zakończenia wykonywania pracy zdalnej jest niezwłoczne cofnięcie polecenia wykonywania tejże pracy w sytuacji, gdy pracownik poinformuje pracodawcę o zmianie warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają mu wykonywanie dalszej pracy zdalnej.

Czym jest praca zdalna okazjonalna? Czy każdy może skorzystać z tego rozwiązania? Czy wniosek złożony przez pracownika o pracę okazjonalną będzie wiążący dla pracodawcy?Prawo do zawnioskowania o pracę zdalną w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym został również przyznany pracownikowi. Taki wniosek nie będzie wiążący dla pracodawcy.  A co ze wnioskiem grup pracowników uprzywilejowanych? Czy praca okazjonalna będzie dla nich wiążąca? Przepisy dotyczące pracy zdalnej przewidują grupy uprawnionych do których należą między innymi:· pracownice w ciąży,· pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,· pracownicy sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (także propozycja poprawek Senatu obejmuje pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności),· oraz pracownicy wyodrębnieni w w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 K.p., czyli przepisy obejmą także:· pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;· pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;· pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.W sytuacji kiedy wniosek o pracę zdalną okazjonalną wniesie pracownik uprawniony, przyczynę odmowy prawa do wykonywania pracy zdalnej pracodawca nie będzie zobowiązany uzasadnić w odpowiedzi na wniosek przesłaną drogą papierową lub elektroniczną w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Pracodawca, który wprowadza pracę zdalną jest zobowiązany do stworzenia jej zasad. Pracownik odnajdzie je np. w:

· porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,

· regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa,

· poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

To w tych procedurach pracodawca będzie określał warunki pracy zdalnej wykonywanej w danym zakładzie pracy. Określi:

· grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (dotyczyć to będzie tylko porozumienia z zakładową organizacją związkową lub regulaminu),

· zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,

· zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

· zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

· zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

· zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

· zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

· zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

· oraz inne z punktu widzenia pracodawcy.

Pracodawca jest zobowiązany tworząc miejsce pracy zagwarantować bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Tym samym jest zobowiązany chronić życie i zdrowie pracowników zapewniając im odpowiednie warunki pracy, które osiąga przy wykorzystaniu osiągnięć nauki techniki.

Na wstępnie należy zauważyć, że sama specyfika pracy zdalnej wymaga współdziałania pomiędzy pracownikami a pracodawcą. W artykule 22 § 1 kodeksu pracy zawarta jest definicja stosunku pracy. Pracownik zobowiązuje się do wykonania pracy w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Warto wobec tego zauważyć, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca nie wyznacza takiego miejsca. Po wprowadzeniu projektowanych przepisów do kodeksu pracy będzie to miejsce każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Miejsce pracy zdalnej znajduje się poza władztwem pracodawcy, stąd pojawiają się pytania jak kształtować bezpieczne warunki pracy zdalnej.

Z artykułu 207 kodeksu pracy wynika reguła nakładająca na pracodawcę odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Norma odnosi się do zakładu pracy gdzie pracodawca działając w sposób władczy wypełnia narzucone na niego obowiązki. Inaczej kształtuje się sytuacja w przypadku pracy zdalnej gdzie pracodawca nie ma prawa ingerencji w miejsce wykonywania pracy zdalnej. Jest to zazwyczaj miejsce zamieszkania pracownika a także innych osób prywatnych. W tej płaszczyźnie pracownik ma prawo do własności, ochrony prywatności czy ochrony przed naruszeniem miru domowego.

Jakie obowiązki dotyczą pracodawców w obszarze bhp po wprowadzeniu nowych przepisów? Po pierwsze należy pokreślić, że obowiązki nałożone na pracodawcę w przypadku pracy zdalnej powinny być przez niego wypełniane z uwzględnieniem specyfiki wykonywania pracy. Warto zwrócić uwagę że projektowane zmiany zwalniają częściowo pracodawców z obowiązków które wynikają między innymi z przepisów:

· art. 208 § 1 K.p. (współpracy pracodawców, w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców),

· art. 209(1) K.p. (np. wyznaczania pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach),

· art. 212 pkt 1 i 4 K.p. (dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),

· art. 232 K.p. (dotyczących zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych),

· art. 233 K.p. (dotyczących zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej).

Charakter pracy zdalnej tworzy pracownika współodpowiedzialnym za stworzenie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Część obowiązków przechodzi na pracownika między innymi będzie to: utrzymanie miejsca pracy w czystości i zdatności do jej wykonania, zapewnienie, że elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik jest tym samym zobowiązany do współpracy z pracodawcą . Brak współpracy i wiedzy pracownika o obowiązujących go przepisach BHP w trakcie pracy zdalnej może przyczynić się do powstania chorób zawodowych czy nabawienia się innych dolegliwości. Projektowane przepisy zakładają, aby pracownik zapewniał właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem zasad ergonomii, natomiast obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie pracownika do tego jak powinno wyglądać takie stanowisko pracy. Pogłębienie wiedzy powinno polegać na zorganizowaniu dodatkowych szkoleń. Świadomy zagrożeń pracownik, wykonujący pracę zdalnie, będąc świadomym zagrożeń będzie ją wykonywał w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób.

Po stronie pracodawcy będzie leżało wobec tego przeprowadzenie oceny ryzyka pracy zdalnej. To pracodawca będzie zobowiązany zidentyfikować zagrożenia dla życia i zdrowia pracowników uwzględniając czynniki mechaniczne, fizyczne, chemiczne, biologiczne, które występują w związku z wykonywaniem tego rodzaju pracy. Pracodawca powinien uwzględnić charakter pracy zdalnej i uwarunkowania psychospołeczne takie jak alienacja pracownika czy praca w wymuszonej pozycji. Ocena ryzyka powinna być udokumentowana. Będzie z niej wynikać informacja skierowana do pracownika o ryzyku zawodowym oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami a także sposobach ochrony przed wypadkami w pracy i chorobami zawodowymi. Pracodawca ocenę ryzyka będzie zobowiązany przedstawić pracownikowi. Na jej podstawie ustali także zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej o których będzie informował pracownika. W praktyce pracownik będzie zobowiązany potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę informacją.

W sytuacji gdy w trakcie pracy zdalnej dojdzie do wypadku przy pracy na podstawie obowiązujących przepisów zespół powypadkowy ma obowiązek ustalić jego okoliczności i przyczyny sporządzić protokół i przechowywać go przez 10 lat a także podjąć odpowiednie środki zapobiegające podobnym sytuacjom w przyszłości. Te przepisy stosowane odpowiednio do pracy zdalnej wiążą się to z koniecznością oględzin miejsca wypadku. W przypadku pracy zdalnej powinien być on każdorazowo uzgodniony z pracownikiem lub jego domownikami. Brak takiej zgody ogranicza ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku, jednakże zespół powypadkowy może odstąpić od dokonania oględzin miejsca wypadku w pracy zdalnej.

Już dziś pracodawca powinien zastanowić się nad nowym kształtem pracy zdalnej i przygotować jasne procedury pracy zdalnej dla pracowników aby w momencie wejścia przepisów być przygotowanym na nowe obowiązki.